Es muy sencillo soñar con el éxito de un proyecto, pero materializar una idea es algo que necesita de mucho tiempo, esfuerzo y dinero. Sin embargo, aplicando el Modelo Lean es posible disminuir el tiempo, la inversión y el esfuerzo. Por eso te comentamos qué es y cómo aplicarlo adecuadamente.
¿De qué se trata el modelo Lean?
El modelo Lean es una metodología innovadora que busca la optimización de procesos de gestión y productivos de aquella empresa que la ponga en práctica. De esta manera se unan menos recursos, convirtiendo cualquier proceso en algo más eficiente. Su objetivo es la eliminación de aquellas actividades que no ofrecen valor. Obteniendo un producto o servicio con mejor calidad y que sea capaz de mejorar la experiencia de los clientes.
Esta filosofía de gestión empresarial nace para los años 80 en Japón por el ingeniero de Toyota Taiichi Ohno. Hacia esa época se concentraba en lograr que la fabricación de los vehículos que pertenecen a dicha marca fuera más eficiente. Su idea fue un completo éxito, puesto que logró la mejora de la productividad mediante dos objetivos claros:
- Eliminar todo lo que sea considerado desperdicio, bien sea en términos de tiempo o materiales.
- Identificar todas las sobrecargas que hacen el proceso de producción más lento.
Partiendo de allí, este es un método que pasó a usarse en cada una de las fábricas automovilísticas niponas, y terminó expandiéndose a todas partes del mundo. Con el transcurso del tiempo, se pudo demostrar que es aplicable en cualquier sector, empresa o persona. Que quiera mejorar o introducir un servicio o producto en el mercado. Surgiendo así el modelo Lean Manufacturing en el año 2011.
¿Cuáles son los objetivos del modelo Lean?
El modelo Lean se encuentra basado en varios objetivos básicos que permiten conseguir eficacia:
- Excluir aquellas actividades que no ofrezcan valor al servicio o producto.
- Mejorar de manera continua para que se mantenga la calidad del servicio o producto.
- Detectar los problemas en origen y solventarlos.
- Cambiar el enfoque del proyecto para ofrecer soluciones a los clientes, y no simplemente vender el servicio o producto.
Por lo tanto, el modelo Lean necesita de un cambio estratégico. Esto quiere decir, una nueva manera de enfocar el negocio para agilizar cada uno de los procesos.
Dentro de un entorno de negocio cada vez más complejo y competitivo, los ejecutivos empresariales necesitan métodos innovadores. Puesto que se ha podido demostrar que, manteniendo la administración en los procesos industriales siguiendo su antiguo status quo, provoca que se pierda terreno en el mercado.
Actualmente, debido a los avances en las tecnologías de la comunicación, implementar un sistema de gestión que genere un cambio en la cultura empresarial es algo más simple. Mientras mejor es la información, más alta es la eficiencia que se logra.
¿Cuáles son los pasos para aplicar el modelo Lean?
La teoría es bastante simple, pero la clave se encuentra en aplicar adecuadamente el modelo Lean en el proyecto diariamente. Los pasos que se deben seguir son:
Analizar los procesos de la empresa
Lo primero que se tiene que hacer es realizar un análisis de los procesos que se llevan a cabo en cada departamento de la empresa para observar qué pasos le siguen y que se puede mejorar dentro de cada uno de ellos.
Este análisis se divide en:
Táctico: responde a un procedimiento metodológico que se basa en comparar las diferentes alternativas hasta escoger la más apropiada. El horizonte de previsión para este caso es a mediano y a largo plazo.
Estratégico: Se basa en identificar los recursos que se necesitan a largo plazo para cumplir con cada uno de los objetivos de competitividad.
Operativo: Consiste en utilizar los recursos de manera eficiente. Necesita un estudio con detalle de cada una de las operaciones que se realizan a diario.
Construye la planificación
Todo proyecto necesita una definición inicial, en otras palabras, un diagnóstico. Esto también sucede con la implementación del modelo Lean, y eso es exactamente lo que hace en el primer paso. Una vez que se sepan cuáles son los procesos que se deben mejorar en la empresa, es hora de establecer tres cosas.
Objetivos que se quieren alcanzar: tienen que ser específicos; ambiciosos, pero al mismo tiempo alcanzables; y medibles para poder obtener el resultado como un objetivo inicial.
Recursos que se van a necesitar: Se necesita de una definición completa de los recursos personales y materiales. Incluyendo a las personas que tienen que ver con la aplicación de la metodología o la tecnología que será necesaria. La RPA o ERP (automatización robótica de procesos) podría ser de gran ayuda para su implementación.
Plazos que se tienen que cumplir: Para conseguir el objetivo final tienen que establecerse metas. Los procesos operativos tienen que estar previstos para un corto plazo. Mientras que la planificación estratégica tendrá que centrarse en un horizonte temporal más dilatado.
Involucrar al equipo proveedores y clientes
Preguntar a los diferentes miembros del equipo qué se podría hacer para mejorar los procesos, a los proveedores y a los clientes es de gran ayuda. Ya que sus respuestas te ofrecerán información de gran valor. Por lo tanto, es fundamental estar conectado con cada uno de los agentes que poseen alguna participación dentro del desarrollo del negocio.
Empezar por lo simple
Antes de aplicar el modelo Lean a procesos más complicados, primero hay que empezar por uno que sea más simple y luego se va progresando de a poco. Para evitar estrés en su implementación, la gestión operativa y la evolución de procesos tienen que pasar por varias fases:
Incipiente: Empiezan las primeras pruebas sin que haya un procedimiento estándar. Hacer un seguimiento es clave para la obtención de datos.
Evolución: Los procesos empiezan a estandarizarse, al igual que las normas y responsabilidades asignadas a cada individuo.
Madurez: Se consigue experiencia en la gestión de los procesos.
Integración: Todos los sistemas permiten establecer relación y compartir información con los partners.
Hacer un seguimiento
El seguimiento y el control de procesos tienen que englobar estos puntos:
Indicadores de gestión: Con los objetivos correspondientes que se desean lograr.
Costes: Sistema de medición para la contabilidad interna.
Indicadores de resultados: Índices de crecimiento en las ventas, participación en el mercado, clientes.
